Το μεσημέρι της Παρασκευής 25 Φεβρουαρίου 2011 πραγματοποιήθηκε στα γραφεία της   Περιφερειακής  Ενότητας Εύβοιας , η πρώτη επίσημη σύσκεψη  , , της Τοπικής Οργανωτικής Επιτροπής   του Προγράμματος  Χαλκίδα – Ερέτρια  «Πόλις – Αμφιτρύων»  υπό την προεδρία του   Αντιπεριφερειάρχη  Αθανάσιο Μπουραντά  .

Στη  σύσκεψη   παραβρέθηκε  εκ της Ο.Ε. των Αγώνων ,   η συντονίστρια του Προγράμματος  «Πόλις – Αμφιτρύων»  Έλενα   Μαργαροπούλου και τα  μέλη της Τοπικής Οργανωτικης Επιτροπής  Ευβοιας :
Βασίλειος    Βελέντζας   Δήμαρχος  Ερέτριας , Έλενα Βάκα  Αντιδήμαρχος , - ως εκπρόσωπος  του Δημάρχου Χαλκίδας  - , Σοφία – Αγγελική  Καραμπέτσου  Αντιδήμαρχος  Ερέτριας .
Οι Περιφερειακοί Σύμβουλοι : Ανέστης Πίσχινας  -Υπεύθυνος Υπηρεσιών Μετάφρασης   - , Δημήτρης  Βουρδάνος  - υπεύθυνος  χορηγιών - .
Νίκος   Πέππας  - Συντονιστής της Τοπικής  Οργανωτικής  Επιτροπής  - , Νίκος Αγγελής  -  Υπεύθυνος   Επικοινωνίας και ΜΜΕ -  , Χαράλαμπος  Σφέτσας  Υποδιευθυντής Αστυνομίας  - Υπεύθυνος  Ασφάλειας  -  ,  Ευάγγελος  Αγγελής  - Υπεύθυνος Μετακινήσεων - , η Ολυμπιονίκης  Ειρήνη Αϊνδιλή  - Υπεύθυνη Λαμπαδηδρομίας -  , Μαρία Μπασούκου – Εκπρόσωπος Εθελοντισμού - , Ειρήνη Μερτζιάνη  Συντονίστρια  της  Επιτροπής  Ανάπτυξης  &  Παρακολούθησης  του Προγράμματος  των Special Olympics Ελλάς   στην  Εύβοια   - Υπεύθυνη  Εκδηλώσεων  και  Προπονήσεων - .
Αντώνιος Κικίδης   Γραμματέας του Δημάρχου Ερέτριας.

Κατά την διάρκεια της σύσκεψης συζητήθηκαν :

1.- Η παρουσίαση  της πορείας  προετοιμασίας  υποδοχής και φιλοξενίας των     
ξένων αποστολών  - αθλητών  , συνοδών  και προπονητών – της Ινδίας, του
Τουρκμενιστάν , της Μάλτας , και της   Κούβας ,  που θα φιλοξενηθούν στην

Εύβοια  από 20 –24 Ιουνίου     2011 .
2.- Η εξασφάλιση οικονομικών πόρων για την επιτυχή λειτουργία   του προγράμματος
3.- Ο  συντονισμός  για την δημιουργία εκδηλώσεων  σε συνεργασία  με τους  τοπικούς
φορείς  που θα προσφέρουν  στις φιλοξενούμενες αποστολές  τη δυνατότητα     
γνωριμίας   των  αξιοθέατων της  Εύβοιας , των φυσικών  καλλονών της  και των
πολιτιστικών  χαρακτηριστικών  της  .
4.- Η  ευαισθητοποίηση  της  τοπικής  κοινωνίας  με τη  συμμετοχή  εθελοντών
Πρόγραμμα  και   από τις δυο πόλεις .
5.- Η αποτελεσματική λειτουργία των υπηρεσιών μετάφρασης .
6.- Η επικοινωνιακή  πολιτική  και προβολή του προγράμματος στα  τοπικά  μέσα ,    
έντυπα και  ηλεκτρονικά , καθώς και στις διεθνείς εκθέσεις τουρισμού  που    
συμμετέχει η Εύβοια.

Επίσης   συζητήθηκε  το χρονοδιάγραμμα των ενεργειών μέχρι τη λειτουργία του προγράμματος και τέθηκαν οι άμεσες προτεραιότητες  ήτοι: εξασφάλιση της διαμονής στα ξενοδοχεία της Χαλκίδας καθώς και η ολοκλήρωση της προσέλκυσης των εθελοντών.

Η συμμετοχή της  Εύβοιας ,  με την φιλοξενία 383 αθλητών , συνοδών και προπονητών θα είναι μια από τις δυναμικότερες του Προγράμματος  «Πόλις – Αμφιτρύων» ,  το οποίο  περιλαμβάνει στο σύνολο του περισσότερες από 40 πόλεις και νησιά της Ελλάδας.